Выгрузка из 1С или amoCRM: как подготовить её, чтобы нейросеть для анализа продаж посчитала верно

Собственник оптовой компании открывает в 1С отчёт о продажах за август, потом такой же за сентябрь. Внизу каждого стоит строка «Итого», и сентябрьская сумма заметно меньше августовской. Кто из клиентов перестал заказывать, какой товар просел и у какого менеджера, из двух итоговых строк не понять. С этими вопросами и идут к нейросети для анализа продаж: сохраняют отчёт в файл и загружают его в чат.

Отчёт о продажах в 1С и строка «Итого»

В «Управлении торговлей 11» продажи смотрят в отчёте «Продажи», в прежних версиях он назывался «Выручка и себестоимость продаж». Возвраты от покупателей в нём идут со знаком минус. В «Управлении нашей фирмой» и «Рознице» отчёт тоже называется «Продажи», а о других задачах, которые нейросеть берёт на себя в 1С, есть отдельная статья об ИИ для 1С.

В варианте по клиентам продажи сгруппированы по клиентам с детализацией до заказов, у групп в отчётах 1С бывают итоговые строки, а в конце стоит общий итог. На экране строку клиента от строки суммы отличают по жирному шрифту и отступу. Код, которым нейросеть читает файл, оформление не замечает. Строка, где вместо заказа и даты стоит только имя клиента или слово «Итого», для него выглядит так же, как продажа, и, если такие строки остались в файле, сумма по колонке может включить их вместе с продажами.

Таблица для нейросети: одна строка на одну продажу

Если в настройках отчёта 1С не выбрано поле группировки, в отчёт попадают детальные записи из базы, то есть каждая продажа идёт отдельной строкой без сумм по клиентам.

1. Сформируйте отчёт отдельно за август и за сентябрь в обычном виде и запишите сумму из строки «Итого» в каждом. По этим двум числам вы потом сверите ответ нейросети.
2. Сформируйте отчёт за август и сентябрь вместе и уберите группировки через «Все действия → Изменить вариант». Сама 1С советует менять вариант отчёта опытным пользователям, так что, если в настройках вы не разбираетесь, попросите того, кто ведёт вашу 1С.
3. Оставьте только колонки, о которых будете спрашивать, например дату, документ, клиента, менеджера, номенклатуру, количество, выручку и себестоимость.
4. Сохраните отчёт через «Файл → Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel2007 (*.xlsx)». Пункт «Лист Excel» в том же списке даёт старый формат xls.
5. Откройте файл в Excel. Удалите строки над таблицей с названием отчёта, периодом и отборами, а в самом низу удалите строку общего итога, если она осталась. В первой строке должны стоять названия колонок.

Выгрузка сделок из amoCRM

Из amoCRM сделки выгружают в разделе «Сделки» через «Ещё → Экспорт» в Excel или CSV. В файле будут этап, бюджет и менеджер по каждой сделке, последние пять примечаний и контакты клиента. Товары из сделок в экспорт не входят, поэтому на вопрос, какая позиция просела, ответит только выгрузка из 1С.

amoCRM по умолчанию прячет этапы «Успешно реализовано» и «Закрыто и не реализовано», и выгрузка «как есть» покажет только сделки в работе. Ни проданного, ни проигранного в таком файле нет, и сумма из него не сойдётся ни с чем. Чтобы закрытые сделки попали в файл, в «Поиске и фильтре» выбирают «Все этапы» и экспортируют по активному фильтру.

Менеджер, которому открыт доступ только к сделкам, где он ответственный, увидит и выгрузит только свои. Сделки всего отдела выгрузит администратор или сотрудник, которому открыт просмотр всех сделок и разрешён экспорт. Сверять такую выгрузку удобно со «Сводным отчётом» amoCRM: если отфильтровать его по дате закрытия и статусу сделки, по каждому менеджеру видно количество сделок и сумму бюджета.

Встроенный раздел «Анализ продаж» в amoCRM уже показывает переходы между этапами, конверсию и потерянные сделки, а ассистент Amma отвечает на вопросы по этой аналитике прямо в CRM. Выгрузка нужна, когда вопрос выходит за пределы воронки. Например, нейросеть может прочитать примечания к проигранным сделкам и выписать, почему они сорвались.

Персональные данные в выгрузке

Вместе с продажами в файл уходят контакты клиентов из amoCRM и ФИО покупателей из 1С. Если такой файл загрузить в иностранный сервис, 152-ФЗ считает это трансграничной передачей персональных данных. О ней оператор заранее уведомляет Роскомнадзор, а в страны без адекватной защиты данных передавать их можно не раньше, чем через десять рабочих дней после уведомления.

Колонки с ФИО, телефонами и почтой удалите до загрузки, а если клиентов нужно различать, замените имя кодом клиента. Названия ООО и АО к персональным данным не относятся, и эту колонку стоит оставить, иначе не получится спросить, кто перестал заказывать. С ИП сложнее, потому что в строке «ИП Иванов Иван Иванович» стоит ФИО человека, и такие названия тоже замените кодом.

ChatGPT, Claude и Алиса AI для бизнеса

ChatGPT в режиме анализа данных пишет и запускает код на Python и принимает xls, xlsx и csv. Если в ответе виден код, суммы посчитаны по строкам файла. Claude тоже считает кодом в своей среде, на личных тарифах эта функция включена сразу, и xlsx он принимает только с ней.

Если нужен сервис, который хранит данные в России, таблицы принимает Алиса AI для бизнеса в режиме «Задачи». Данные она держит в дата-центрах в России и, по словам Яндекса, подключается к 1С и amoCRM через плагины. Обычные чаты GigaChat и Алисы таблицу не примут.

Сверка выгрузки с 1С перед анализом продаж

Первым сообщением к файлу попросите нейросеть посчитать выручку за август и за сентябрь отдельно. Суммы из ответа должны совпасть с двумя числами, которые вы записали из строки «Итого» в 1С.

Если суммы не совпали, сначала посмотрите, не остались ли в файле строки итогов. Потом проверьте, что возвраты стоят со знаком минус и оба месяца попали целиком. Пока суммы расходятся, вопросы «почему» задавать рано, нейросеть будет объяснять цифры, которых в 1С нет.

Когда суммы сошлись, задавайте вопросы по одному и просите ответ таблицей.

1. «Какие клиенты в сентябре купили меньше, чем в августе? Отсортируй по разнице в рублях и покажи первые 15».
2. «Какие позиции номенклатуры дали основную часть падения выручки? Посчитай вклад каждой в процентах от всего падения».
3. «Сравни выручку по менеджерам за два месяца и покажи, за счёт каких клиентов изменилась выручка у каждого».
4. Для выгрузки из amoCRM: «Прочитай примечания к сделкам на этапе «Закрыто и не реализовано», сгруппируй их по причине отказа и посчитай сумму бюджета в каждой группе».

Теперь нейросеть считает те же продажи, что владелец видит в 1С. Если клиент ушёл к конкуренту или поставщик сорвал поставку, в колонках этого не будет, и объяснение придётся искать у менеджеров. Данные о рынке, которых нет в 1С, загружают отдельным файлом, как в истории о франшизе, где рекламу сузили до семи городов. Если разбор понадобится каждую неделю, пригодится опыт автоматизации отчётов к еженедельному собранию.

Частые вопросы

Какая нейросеть подходит для анализа продаж? ChatGPT в режиме анализа данных или Claude с включённым выполнением кода. Обе считают по таблице кодом на Python, и этот код можно открыть и проверить.

Можно ли загружать выгрузку из 1С в ChatGPT? Безопаснее загружать её без персональных данных: ФИО, телефоны и почту покупателей-физлиц и ИП перед загрузкой удалите или замените кодами. Передачу персональных данных иностранной компании 152-ФЗ считает трансграничной, а о ней нужно заранее уведомлять Роскомнадзор.

Почему нейросеть неправильно посчитала выручку по отчёту 1С? Проверьте, не остались ли в файле строки промежуточных итогов или общий итог, они могут попасть в сумму вместе с продажами. Перестройте отчёт без группировок, удалите в Excel строку «Итого» и сверьте сумму с отчётом ещё раз.

Почему в выгрузке amoCRM нет закрытых сделок? amoCRM по умолчанию скрывает этапы «Успешно реализовано» и «Закрыто и не реализовано». Перед экспортом выберите в фильтре «Все этапы» и выгрузите сделки по активному фильтру.

Нужен ли программист 1С, чтобы сделать такую выгрузку? Хватает стандартного отчёта: период и колонки задаются в его настройках, а в xlsx его сохраняют через «Файл → Сохранить как». Убрать группировки 1С советует опытным пользователям, с этим справится тот, кто ведёт вашу 1С. Программист понадобится, если нужных полей нет ни в одном отчёте вашей конфигурации.

Если вы собираетесь отдать нейросети цифры продаж и хотите обсуждать такие задачи с другими владельцами бизнеса, оставьте имя и ник в Telegram в форме ниже, и мы расскажем, как устроен клуб AI Practiq.