Автоматизация отчётов к собранию: 48 часов настройки ради сводки за 15 минут

Автоматизация отчётов к собранию: 48 часов настройки ради сводки за 15 минут

По вторникам в десять утра у операционного директора крупного онлайн-сервиса собрание. На нём подводят итоги по всем направлениям компании, а их очень много. В понедельник руки до подготовки у неё не доходили, и во вторник она садилась за неё «чуть ли не с восьми».

Вторник, собрание в десять

Без автоматизации отчётов за эти два часа нужно было проверить отчёты, которые прислали коллеги, и запросить недостающие из рабочих систем. Потом вспомнить, что руководитель проекта говорил неделю назад, и сравнить с тем, что он написал сейчас. Где-то задача стоит на месте, где-то она висит «в работе», а человек про неё молчит. Параллельно она писала людям, что здесь не так и здесь не то. «Такой сильный ручной труд», — говорила она об этом.

Про ИИ ей рассказывал муж, который сам ходил на встречи предпринимателей. Когда там кто-нибудь делился своим опытом, он возвращался домой и пересказывал, что показали. Про вторничные отчёты он повторял одно и то же. Так продолжалось, по его словам, чуть ли не год, и на неё это не действовало.

Вечер, после которого она села за отчёты

Тогда она открывала нейросети по разовым вопросам, когда надо было изучить рынок или посмотреть цифры. Чтобы сесть за что-то большее, нужно было «выделить время… заставить себя», а выходные ей хотелось провести как-то по-другому.

В начале января муж предложил вместе посмотреть, как работает Cursor, редактор кода с ИИ. Она посмотрела и признала, что работает. Включаться ей не захотелось: «Мне так впадло вот прям включать голову».

Тем временем её команда долго перезапускала одно из приложений компании. Муж предложил собрать его в Claude за вечер. Параллельно с готовкой и ужином они сидели, нажимали «дальше» и объясняли, какое приложение нужно и где взять дизайн. К концу вечера она увидела приложение и поняла, что пора включаться.

«Вот эта задача самая первая, которую просто надо вгрузить в Claude, и я начну спокойно жить», — решила она про вторничные отчёты. Муж помог установить всё нужное, и на отчёты ушли выходные.

Автоматизация отчётов: кнопка во вторник и свой сервер

После тех выходных во вторник ей оставалось нажать кнопку. Claude собирает сводку, сравнивает список задач со списком прошлой недели и подсвечивает, где что изменилось. Она читает готовое и отмечает, что ей нравится, а что нет.

Соединения с системами иногда отваливаются, часть данных Claude не получает, и их она догружает сама. Claude она называет «жуком» и проверяет за ним: «надо отслеживать, все ли цифры он получил, где он что додумал… действительно ли совпадает».

С вторничных отчётов, по её словам, началось всё остальное, и дальше можно было запускать других автоматических ассистентов. Позже, чтобы отчёты собирались, даже когда компьютер выключен, она развернула отдельный сервер. Как его поднять, спросила у самого Claude. Отчёты теперь приходят в Telegram-чат, и команда сразу разбирает там, что не так.

Сорок восемь часов ради пятнадцати минут

«Там можно одной кнопкой, ну ладно, пусть не одной кнопкой, но вместо двух часов тратить 15 минут. Но это не работало», — вспоминал её муж. Одного рассказа, даже воодушевлённого, хватает не всегда, признал он.

«Для того, чтобы это стало 15 минут, я потратила по большому счёту 48 часов, — ответила она. — И после этого ты понимаешь: это стоит. Но когда ты в моменте понимаешь, где мне найти эти 48 часов… должно случиться нечто, ради чего ты захочешь использовать эти 48 часов».

Таким «нечто» для неё стало приложение, собранное за один вечер. Сама она называет это «вау-эффектом». Как пролетели потом эти 48 часов, она не заметила.

Новичкам она советует либо найти рядом человека, который покажет, что это классно, либо описать ИИ любую рутинную задачу так, как её делают сейчас: «Смотри, я делаю руками вот так… Как это сделать по-другому, быстро?»

Частые вопросы

Сколько времени уходит на автоматизацию еженедельного отчёта руководителю? У операционного директора из этой истории настройка заняла около 48 часов, это были её выходные. После этого подготовка к собранию сократилась примерно с двух часов до 15 минут.

Что делает ИИ в таком отчёте? Собирает сводку из данных рабочих систем, сравнивает список задач со списком прошлой недели и подсвечивает, что изменилось. Руководитель читает готовую сводку и проверяет цифры.

Можно ли не проверять цифры, если отчёт собирает ИИ? Нельзя. При обрыве соединения часть данных не приходит, а модель может додумать цифру. Сбоить может и связь с системой, откуда берутся данные: у участника клуба агент под дневной нагрузкой Bitrix упирался в таймауты по две минуты на запрос, хотя ночью работал без сбоев. Операционный директор сама сверяет, все ли цифры получены и совпадают ли они с источником.

Как сделать, чтобы отчёт приходил, даже когда компьютер выключен? Перенести сбор на отдельный сервер. Операционный директор так и сделала, а как его поднять, спросила у Claude. Отчёты приходят в Telegram-чат команды.

С чего начать автоматизацию отчётов? С задачи, которую сейчас делают вручную каждую неделю и от которой больше всего хочется избавиться. У операционного директора это была вторничная сводка. Руководитель строительной компании начал с процесса, который знал изнутри, и без разработчиков закрыл двойной ввод, из-за которого ошибки всплывали в отчёте через неделю.